Automatización
El trabajo que no debería hacer una persona.
Automatizar no es instalar una herramienta. Es entender un proceso lo bastante bien como para escribir sus reglas, incluidas las excepciones que nadie te cuenta hasta la tercera reunión.
Desde 450 €
3-5 días
Qué se automatiza
Las tareas que cumplen tres condiciones.
No todo el trabajo repetitivo merece automatizarse. Buscamos tareas que se repitan con frecuencia, que sigan siempre los mismos pasos y cuyos datos ya estén en digital. Cuando faltan las tres, casi siempre hay que arreglar el proceso antes de tocar ninguna herramienta.
Se repite
Diaria o semanalmente. Una tarea que ocurre dos veces al año casi nunca justifica el mantenimiento.
Sigue reglas
Si dos personas lo hacen distinto, primero hay que decidir cuál de las dos formas es la buena.
Los datos existen
En un Excel, un email o un ERP. Si están en papel o en la cabeza de alguien, ese es el primer proyecto.
Entrada de pedidosCreación de documentosPresupuestosFacturaciónGeneración de informesActualización de bases de datosNotificaciones y seguimientoOperaciones internas
Cómo se ve por dentro
Una automatización, explicada sin tecnicismos.
Casi siempre es la misma idea: algo entra, se comprueba, se coloca donde tiene que estar y alguien recibe un aviso. Lo demás es detalle de implementación.
Estos tres son los patrones que más repetimos. Cambian las herramientas de los extremos, no la forma.
Pedidos que llegan por email
Documentos que acaban en el CRM
Presupuestos desde un formulario
El paso de validar es el que casi nunca aparece en las demos de otros y el que decide si el sistema aguanta. Cuando algo no cuadra, para y avisa a una persona.
Cómo se identifican
Miramos el proceso donde ocurre.
Nos sentamos con quien hace la tarea y la vemos entera, una vez, sin interrumpir. Es sorprendente la cantidad de pasos que no aparecen en ningún manual y que solo se descubren mirando.
Después medimos: cuántas veces al mes, cuánto tarda, cuántas personas la tocan y qué pasa cuando algo sale mal. Ese último punto es el que decide si un proyecto es de dos semanas o de dos meses.
Cómo se implementa
Primero la parte que quita más horas.
Empezamos por el tramo con más volumen y reglas más claras, y lo dejamos funcionando en producción antes de tocar el siguiente. Así el equipo ve resultados en semanas y no en trimestres, y nosotros validamos las reglas con datos reales en vez de con suposiciones.
Todo lo que se automatiza lleva registro y avisos. Un proceso automático que falla en silencio es peor que uno manual, porque nadie se entera hasta que el problema es grande.
Antes / después
Lo que se recupera, en horas.
Estos son los cuatro procesos que más nos piden, con el tiempo que consumen antes y el que queda después. Sirven para calibrar el orden de magnitud: si tu proceso se parece a alguno, la cifra no andará lejos.
El «después» son horas que el equipo recupera para otra cosa, no una persona menos en la plantilla.
Antes
Perseguir presupuestos a mano
8H / mes
Después
Automático
0H
Antes
Preparar el informe mensual
6H
Después
Generación automática
12M
Antes
Procesar solicitudes
3H / día
Después
Automatizado
15M
Antes
Copiar pedidos al ERP
2H
Después
Sin intervención manual
0H
Ejemplos conceptuales de procesos automatizables, no resultados de clientes reales. Cuando tengamos casos de cliente publicables, aparecerán con su nombre y sus cifras.
Después
Qué cambia cuando está hecho.
- El proceso deja de depender de que alguien se acuerde.
- Los errores de transcripción desaparecen, porque nadie transcribe.
- El tiempo de respuesta pasa de horas a minutos.
- Las vacaciones y las bajas dejan de ser un problema operativo.
- Queda una traza de qué pasó y cuándo, que antes no existía.
Lo que no cambia: sigue haciendo falta alguien que decida en las excepciones. El objetivo es que solo tenga que ocuparse de esas.
¿Cuántas horas tiene tu proceso?
La auditoría lo calcula en menos de un minuto y te enseña cómo llega a ese número.